Auftragsverarbeitungsvertrag

Stand: Juli 2026 · Gemäß Art. 28 DSGVO · Gilt für alle Pflegekraft-Konten der App „Pflegehafen“

Präambel und Rollenverteilung

Dieser Vertrag wird geschlossen zwischen der Pflegekraft, die ein Pflegehafen-Konto nutzt (nachfolgend „Verantwortliche“), und

Gabriele Gasperi, Einzelunternehmerin
Dobrastraße 66/8, 2344 Maria Enzersdorf, Österreich
E-Mail: office@pflegehafen.at
(nachfolgend „Auftragsverarbeiterin“).

Die Verantwortliche entscheidet allein über Zwecke und Mittel der Verarbeitung der Daten ihrer Patient:innen. Sie bleibt für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für das Vorliegen einer Rechtsgrundlage, für die Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO gegenüber Patient:innen und deren Notfallkontakten sowie für die Einhaltung ihrer berufsrechtlichen Dokumentations- und Verschwiegenheitspflichten.

Die Auftragsverarbeiterin stellt ausschließlich die Software samt Infrastruktur bereit und verarbeitet die Daten weisungsgebunden. Für die eigenen Kontodaten der Pflegekraft (Name, E-Mail, Telefon, Abrechnungs- und Zahlungsdaten) ist die Auftragsverarbeiterin dagegen selbst Verantwortliche; dafür gilt die Datenschutzerklärung.

Der Vertrag kommt mit der Registrierung eines Pflegekraft-Kontos zustande. Der Zeitpunkt der Zustimmung wird zum Nachweis gespeichert.

1. Gegenstand, Dauer und Art der Verarbeitung

Gegenstand: Bereitstellung der App „Pflegehafen“ zur Organisation und Dokumentation mobiler Pflegeleistungen (Patientenverwaltung, Terminplanung, Pflegedokumentation, Vitalwerte, Medikationspläne, Abrechnung, Fahrtenbuch).

Art der Verarbeitung: Erheben, Speichern, Ordnen, Auslesen, Verwenden, Übermitteln innerhalb der App, Einschränken und Löschen – jeweils automatisiert.

Zweck: Ausschließlich die Erbringung der vertraglich vereinbarten Softwareleistung. Eine Nutzung der Patientendaten für eigene Zwecke der Auftragsverarbeiterin, insbesondere für Werbung, Profilbildung, Weiterverkauf oder das Training von KI-Modellen, findet nicht statt.

Dauer: Der Vertrag läuft, solange das Pflegekraft-Konto besteht. Er endet mit Löschung des Kontos.

2. Kategorien betroffener Personen und Datenarten

Betroffene Personen: Patient:innen der Verantwortlichen sowie deren Notfallkontakte/Angehörige.

Datenarten:

• Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Profilbild
• Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO): Pflegegeldstufe, Pflegedokumentation und Besuchsberichte, Vitalwerte, Medikationspläne und Einnahmedokumentation, pflegerische Notizen
• Versicherungsdaten: Sozialversicherungsnummer, Versicherungsträger
• Kontaktdaten Dritter: Name, Beziehung und Telefonnummer von Notfallkontakten
• Abrechnungsdaten: erbrachte Leistungen, Preise, Rechnungen
• Nutzungsdaten: Zeitstempel von Terminen, Besuchen und Dokumentationseinträgen

Standortdaten des Fahrtenbuchs betreffen ausschließlich die Pflegekraft selbst und sind nicht Gegenstand dieses Vertrags.

3. Weisungsrecht

Die Auftragsverarbeiterin verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung der Verantwortlichen. Die Bedienung der App durch die Verantwortliche gilt als Weisung; darüber hinausgehende Weisungen sind in Textform an office@pflegehafen.at zu richten. Hält die Auftragsverarbeiterin eine Weisung für rechtswidrig, weist sie unverzüglich darauf hin und darf deren Ausführung aussetzen.

4. Vertraulichkeit

Alle mit der Verarbeitung befassten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und über die einschlägigen Datenschutzbestimmungen belehrt. Die Verpflichtung besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort. Der Auftragsverarbeiterin ist bewusst, dass die verarbeiteten Daten der beruflichen Verschwiegenheitspflicht der Verantwortlichen unterliegen.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Die Auftragsverarbeiterin trifft insbesondere folgende Maßnahmen:

• Verschlüsselung: Transportverschlüsselung mit TLS 1.2 oder höher auf allen Verbindungen; Verschlüsselung der Datenbank und der Backups im Ruhezustand (AES-256) durch den Infrastrukturanbieter.
• Zugangskontrolle: Anmeldung ausschließlich mit E-Mail und Passwort; Passwörter werden nur als kryptografische Hashes (bcrypt) gespeichert. Administrative Zugänge sind mit Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.
• Zugriffskontrolle: Mandantentrennung auf Datenbankebene durch Row Level Security. Jede Pflegekraft kann ausschließlich die Daten der von ihr selbst angelegten Patient:innen lesen und schreiben; Patient:innen ausschließlich ihre eigenen Daten. Die Durchsetzung erfolgt serverseitig und lässt sich durch die App nicht umgehen.
• Trennungskontrolle: Produktiv- und Testumgebung sind getrennt; in Testumgebungen werden keine Echtdaten verarbeitet.
• Eingabekontrolle: Änderungen an Fahrtenbucheinträgen werden mit Zeitstempel und Bearbeiter protokolliert. Sicherheitsrelevante und fehlgeschlagene Vorgänge werden protokolliert und nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
• Verfügbarkeitskontrolle: Tägliche automatische Backups mit einer Aufbewahrung von sieben Tagen, gespeichert in derselben EU-Region.
• Belastbarkeit und Wiederherstellbarkeit: Die Wiederherstellung aus einem Backup wird mindestens jährlich getestet.
• Datenminimierung: Support-Zugriffe erfolgen über ein Administrationswerkzeug, das bewusst keine Gesundheitsdaten, Pflegedokumentation, Vitalwerte, Medikationsdaten oder pflegerischen Notizen anzeigt.
• Überprüfung: Die Maßnahmen werden mindestens jährlich überprüft und bei wesentlichen Änderungen der Verarbeitung angepasst.

6. Unterauftragsverarbeiter

Die Verantwortliche erteilt die allgemeine Genehmigung zur Beauftragung folgender Unterauftragsverarbeiter:

Stripe Payments Europe, Ltd. verarbeitet ausschließlich Zahlungsdaten der Pflegekraft und erhält keine Patientendaten; Stripe ist daher kein Unterauftragsverarbeiter im Sinne dieses Vertrags.

Ein Wechsel oder die Hinzunahme weiterer Unterauftragsverarbeiter wird mindestens 30 Tage vorher per E-Mail angekündigt. Die Verantwortliche kann innerhalb dieser Frist widersprechen; im Fall eines Widerspruchs kann sie den Vertrag außerordentlich kündigen und ihr Konto löschen. Mit allen Unterauftragsverarbeitern bestehen Verträge mit mindestens den hier vereinbarten Schutzpflichten.

7. Unterstützung der Verantwortlichen

Die Auftragsverarbeiterin unterstützt die Verantwortliche bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Art. 12 bis 23 DSGVO) sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und Meldepflichten (Art. 32 bis 36 DSGVO). Für Auskunft, Berichtigung, Export und Löschung stellt die App eigene Funktionen bereit, mit denen die Verantwortliche diese Pflichten selbst erfüllen kann. Wendet sich eine betroffene Person direkt an die Auftragsverarbeiterin, wird sie an die Verantwortliche verwiesen und diese informiert.

8. Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Die Auftragsverarbeiterin meldet der Verantwortlichen jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden ab Kenntnis, per E-Mail an die im Konto hinterlegte Adresse. Die Meldung enthält die betroffenen Datenkategorien, den ungefähren Umfang, die wahrscheinlichen Folgen und die ergriffenen Gegenmaßnahmen. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde nach Art. 33 DSGVO obliegt der Verantwortlichen.

9. Kontrollrechte

Die Verantwortliche kann sich von der Einhaltung dieses Vertrags überzeugen. Die Auftragsverarbeiterin erteilt dazu auf Anfrage in Textform Auskunft und stellt vorhandene Nachweise sowie Prüfberichte der Unterauftragsverarbeiter zur Verfügung. Vor-Ort-Prüfungen sind nach angemessener Vorankündigung und außerhalb von Betriebsstörungen zulässig.

10. Löschung und Rückgabe nach Vertragsende

Mit Löschung des Pflegekraft-Kontos werden sämtliche im Auftrag verarbeiteten Daten unwiderruflich gelöscht, einschließlich der Zugänge der zugehörigen Patient:innen. Backups laufen spätestens sieben Tage nach der Löschung aus. Die Verantwortliche ist verpflichtet, Daten, die sie aufgrund berufs- oder steuerrechtlicher Vorschriften weiter aufbewahren muss (insbesondere Pflegedokumentation und Rechnungen), vor der Kontolöschung über die Exportfunktionen der App zu sichern. Eine Wiederherstellung nach der Löschung ist technisch nicht möglich.

11. Haftung und Schlussbestimmungen

Es gilt die Haftungsregelung des Art. 82 DSGVO. Änderungen dieses Vertrags werden mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden per E-Mail angekündigt; widerspricht die Verantwortliche nicht oder nutzt sie die App weiter, gelten sie als angenommen. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der übrige Vertrag wirksam. Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen; zwingende Zuständigkeiten der DSGVO bleiben unberührt.

Fassung vom Juli 2026. Frühere Fassungen stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.